Che si tratti di lavoro o di faccende domestiche, durante la giornata sfrutti al massimo il tempo a tua disposizione? Oppure hai sempre la sensazione di non avere mai abbastanza tempo per fare tutto quello che vorresti/dovresti fare?
Ma esiste un modo per gestire il tempo che funzioni davvero?
3 Cardini Scientifici + 1, che Insegnano a Ottimizzare il Tempo
Abbiamo tutti sentito parlare delle diverse tecniche per “gestire il tempo”, molti di noi ne avranno provata qualcuna e sicuramente tratto beneficio, riuscendo a inserire le attività di routine che assorbono molto tempo all’interno di procedure programmate.
Ma quali sono le tecniche che funzionano di più?
Quante volte si viene interrotti ogni giorno durante il proprio lavoro? Che si tratti di una “crisi di ispirazione” o di una semplice pausa di relax è difficile rendersi conto di quanto tempo si stia effettivamente perdendo in quelle interruzioni.
La dottoressa Gloria Mark, Professore Associato alla Donald Bren School of Information and Computer Sciences, presso l’Università della California, ha scoperto che in media i lavoratori sono interrotti dai loro compiti ogni tre minuti: quasi venti volte ogni ora!
Ma la cosa più rilevante è che interruzioni di maggior durata si verificano circa quattro volte all’ora. Quel che è peggio, ognuna di quelle interruzioni agisce sul flusso di lavoro imponendo un cambiamento di ritmo forzato.
Per ritornare al livello di produttività precedente al pausa, possono essere necessari fino a 23 minuti, ciò significa che nel corso della giornata le quattro interruzioni più consistenti che affrontiamo ogni ora possono costarci in realtà più di un’ora effettiva di lavoro.
Vediamo ora quello che la scienza del cervello ci insegna per prendere in mano il controllo del nostro tempo.
1. Capire Perché stai Perdendo Tempo
Tutti noi rimandiamo, o almeno tendiamo a farlo. I ricercatori hanno teorizzato che esistono diversi motivi per farlo a seconda del profilo comportamentale.
I procrastinatori dell’eccitazione provano un brivido nell’aspettare fino all’ultimo secondo prima di fare qualcosa, gli “evitanti” ritardano l’azione quando non vogliono affrontare un compito indesiderato e gli indecisi che rimandano che sono come paralizzati dall’indecisione di come iniziare qualcosa.
Dentro alla maggior parte di noi coesistono in combinazioni diverse tutti e tre i profili appena elencati, afferma Srini Pillay, assistente professore di psichiatria presso la Harvard Medical School.
Pillay consiglia a chi non si attiva a svolgere qualcosa se non appena prima della scadenza, di chiedersi se non può trarre maggior beneficio e piacere nel finire prima della deadline, per potersi regalare del tempo libero da dedicare a qualcosa di più piacevole.
Agli individui che ritardano lo svolgimento di quelle attività che vorrebbero evitare, il Professore vuole ricordare che agendo così si ha solo l’illusione di allontanare quei compiti dai nostri pensieri: a livello inconscio si crea uno stato di ansia anticipatoria che sottopone il cervello a un inutile stress.
Gli indecisi – è sempre Pillay che parla – dovrebbero pensare che stanno vedendo in modo troppo drammatico quelli che potrebbero essere gli effetti delle loro decisioni su un determinato progetto, attività, ecc.
Il loro approccio dovrebbe contemplare la passibilità di poter anche sbagliare, ma di poter anche tornare indietro sulle proprie azioni e sistemare la situazione.
2. Essere un Poco Più Riconoscente
Spesso, quando siamo molto occupati nel nostro lavoro, possiamo provare una sorta di risentimento nei confronti delle persone con cui lavoriamo o delle stesse attività che stiamo svolgendo, ma tutto questo può solo alimentare lo stress già presente in noi.
Quando sei grato e riconoscente per quello che stai facendo nella vita, ti dai un aiuto automatico che di dona l’energia e la motivazione necessaria per fare le cose. A sostenerlo è Larry Marks, psicologo clinico presso l’Università della Florida Centrale.
In uno studio condotto presso l’Università della California, il gruppo di partecipanti che teneva un diario giornaliero di cose per le quali erano grati, risultò mostrare più entusiasmo, energia e determinazione di un secondo gruppo di persone che avevano invece annotato voci neutre o tenuto traccia di cose sgradevoli.
Inoltre, il gruppo sperimentale dei “grati” ha registrato anche una maggiore probabilità nel raggiungere un importante obiettivo personale.
3. Meditare in Modo Consapevole (Mindfulness)
È possibile conservare uno stato di calma interiore e lucidità granitiche, nonostante tutte le variabili stressanti della nostra vita?
Anche se non esistono ricerche precise che collegano direttamente la mindfulness alla gestione del tempo, è stato invece dimostrato come praticare la mindfulness acceleri l’elaborazione delle informazioni nel cervello, migliori la memoria e elevi la concentrazione fino a far percepire più facili le attività da svolgere: tutti risultati certamente utili a far fruttare al meglio il tempo che abbiamo a disposizione.
Gli effetti positivi descritti sopra possono essere sperimentati provando a praticare una semplice respirazione profonda per 10 minuti ogni mattina, ripetendo un mantra come ad esempio “Inspirare calma, espirare ansia” o “Inspirare lucidità, espirare confusione”, oppure qualsiasi altra formula che risulti più adatta.
4. Prova i Benefici del…Pomodoro
In psicologia quando si parla di “pomodoro”, non ci si riferisce al compagno inseparabile degli spaghetti, ma alla tecnica inventata da Francesco Cirillo, imprenditore e consulente di produttività, denominata “The Pomodoro Technique®”.
Nella pratica si tratta di impostare un timer a 25 minuti e cominciare a lavorare fino alla scadenza, senza interruzioni o distrazioni. Quando il timer suona, fare 5 minuti di pausa. Ogni quattro di questi cicli 25 minuti + 5 minuti, è possibile portare la pausa da 5 a 15-20 minuti. Quindi si ripete questa procedura fino alla fine della giornata lavorativa o fino al termine del nostro task.
Anche se questo è l’insegnamento meno scientifico riguardante la gestione del tempo, è anche uno di quelli che si può provare più facilmente, grazie anche ad alcune applicazioni per smartphone che scandiscono automaticamente gli intervalli di lavoro/pausa allo scadere dei minuti impostati.
Provalo subito dopo aver finito di leggere questo articolo e verifica di persona la “tecnica del pomodoro”.