Sia che viviate in Australia, in Inghilterra o in America, di qualsiasi estrazione sociale siate e qualunque sia la vostra occupazione, abbiamo tutti solo 24 ore al giorno per fare quello che dobbiamo e vogliamo fare.
Il successo può essere tradotto in ciò che siamo in grado di fare in quelle 24 ore. Sarebbe bello avere la bacchetta magica per poter mantenere alto il sole nel cielo e allungare la durata della propria giornata, ma tornando alla realtà, esistono strategie che possono aiutare a massimizzare le abitudini che migliorano la produttività sul lavoro.
Qui di seguito ci sono 9 cattive abitudini che la scienza ha dimostrato essere dannose per la tua produttività, e altrettante 9 buone abitudini che le neutralizzano.
1. Controllare Costantemente le E-mail
Ammettiamolo, sprechiamo un sacco di tempo prezioso e concentrazione mentale controllando compulsivamente la casella e-mail. L’impatto di questa abitudine è negativo, infatti controllare troppo spesso la posta elettronica è stato associato da diversi studi scientifici ad una memoria inefficiente, all’ansia e a stati di depressione.
Il modo migliore per superare questa cattiva abitudine è quello di controllare le e-mail solo in determinati momenti. Se necessario, è possibile creare una e-mail di risposta automatica che avverte i mittenti con un messaggio del tipo: “posso controllare le mie e-mail alle ore 10, 12:00 e 14:00, ti risponderò il più presto possibile”.
2. Pianificare Incontri Settimanali per Fare il Punto della Situazione
La maggior parte di noi ha il vago sospetto che le riunioni non siano altro che un’enorme perdita di tempo, ma nonostante ciò continuiamo costantemente a pianificarne.
Uno dei maggiori responsabili della cattiva nomea che si sono fatte le riunioni di lavoro deriva dal fatto che, anche se non è cambiato nulla sullo stato dei lavori, ogni partecipante a un determinato progetto deve riepilogare comunque quello che ha fatto e sta facendo, investendo del tempo prezioso a partecipare a una riunione faccia a faccia.
Per ottimizzare la risorsa tempo all’interno di un team di progetto, potrebbe essere utile provare a utilizzare un sistema condiviso per gestire il flusso di gestione delle informazioni e dei documenti: uno strumento di chat interna in congiunzione con ad esempio con Google Docs, per tracciare le milestone e annotare tutti gli step di evoluzione del progetto.
3. Lavorare per Troppe Ore Consecutive
Studi hanno dimostrato che le persone che lavorano più di otto ore al giorno hanno una minore produttività rispetto a quelli che non lavorano meno.
Accumulare ore di lavoro potrebbe sembrarti una cosa buona, ma non è detto che si produca di più semplicemente aumentando il tempo a disposizione. Piuttosto, cerca di migliorare la tua concentrazione durante le ore di lavoro, utilizzando tecniche come quella del Time Blocking. I risultati parlano da soli.
4. Rimanere in Attesa del Progetto Più Impegnativo
Quando al mattino si guarda la lista delle cose da fare, qual è quella che decidiamo di affrontare per prima?
Se si tende a fare le cose più semplici prima e attendere sui progetti più impegnativi, quella è una cattiva abitudine, perché quando arriverete al lavoro più importante sarete stanchi, irritabili e molto meno produttivi di quando avete iniziato a lavorare.
Dedicandovi fin da subito sul progetto più faticoso, avrete a disposizione la vostra migliore energia e quando nel corso della giornata avrete naturalmente una minore attenzione e motivazione, rimarranno i compiti più semplici.
5. Fare Colazione Solo Con un Caffè
È abitudine comune fare colazione con un bel caffè appena svegli, ma basta davvero una tazzina di liquido nero?
Se non si fa una vera colazione, il nostro organismo si trova carente di carburante importante per affrontare le fatiche fisiche e mentali che si incontrano durante il giorno.
Dopo una notte di sonno, il vostro corpo è riposato ma anche disidratato e affamato. Se bevi solo del caffè per colazione, non stai dando al tuo corpo tutti quei i nutrienti e liquidi necessari che senza dubbio hanno un grande impatto sulla produttività e l’umore per tutta la giornata.
6. Non Riuscire a Fare Otto Ore di Sonno
Parlando di sonno, riesci a farti le tue otto ore piene? La maggior parte degli imprenditori e manager non lo fanno, e questa abitudine rischia di uccidere la loro produttività.
Una ricerca sulla relazione tra sonno e produttività ha dimostrato che essere abituati a dormire per cinque ore o meno per diverse notti di fila, provoca effetti simili a quelli di un livello di alcool nel sangue di 0,10. Inoltre, la mancanza di sonno moltiplica la possibilità di commettere errori, avere più mal di testa e di essere più facilmente distratti.
7. Fare Pausa Pranzo alla Scrivania
Si potrebbe pensare che sei essere più produttivi saltando la pausa pranzo, ma cosa potrebbe succedere se si rovesciasse del cibo o una bevanda su un documento importante oppure sulla tastiera?
Una semplice distrazione potrebbe compromettere la produttività per l’intero pomeriggio, inoltre, mangiando alla scrivania è molto più probabile fare scelte alimentari inadeguate e poco salutari.
Fate un favore alla vostra produttività e trascorrete la pausa pranzo lontano dalla scrivania.
8. Non Prendersi delle Pause
Viene intuitivo pensare che continuando a sgobbare senza fare pausa si possa essere più produttivi, ma gli studi dimostrano che le persone hanno bisogno di pause per mantenere la massima produttività.
Pensate a una pausa come ad un pit-stop, un modo per riposare e lasciare il vostro cervello libero di fare nuove connessioni creative, e riordinare le informazioni più importanti.
Le pause, più semplicemente, aiutano anche a prevenire errori e tenerci concentrati sul nostro lavoro.
9. Multi-Tasking
Si può pensare di essere più produttivi quando si cerca di fare due o più cose contemporaneamente, ma ci si sta prendendo in giro da soli.
Il nostro cervello può essere bravo a saltare rapidamente tra diversi compiti, ma questo meccanismo provoca comunque una perdita di concentrazione, creatività e produttività.
Focalizzando l’attenzione su un compito alla volta potrai produrre di più in generale.
Avere le cattive abitudini di questo elenco è una cosa molto comune, ma è anche una situazione che può essere tranquillamente superata.
Concentrandosi nello spezzare queste 9 cattive abitudini che uccidono la produttività, potrete migliorare notevolmente la vostra efficienza e permettervi di realizzare qualunque attività e raggiungere tutti i vostri obiettivi personali e lavorativi.